Składanie sprawozdań finansowych jest obowiązkiem większości osób prawnych zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, a także osób fizycznych wpisanych do CEIDG. Do niedawna większość sprawozdań finansowych składana była w formie papierowej. Z uwagi na intensywną cyfryzację organów państwowych, od 2018 roku obowiązkiem tych podmiotów są sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. Warto zatem posiadać wiedzę, jak prawidłowo wykonać tę czynność i jakie korzyści przynosi taka forma składania dokumentacji.
W jaki sposób wysłać elektronicznie sprawozdanie finansowe
Obecnie czynność ta jest o wiele prostsza, aniżeli w przypadku składania sprawozdania finansowego w formie papierowej. Do 2018 roku składane sprawozdanie w formie papierowej musiało być ręcznie podpisywane przez cały zarząd. Obecnie, by móc złożyć ten dokument należy posiadać profil zaufany ePUAP bądź podpis kwalifikowany.
Najważniejszym aspektem jest prawidłowego przygotowanie sprawozdania. By móc to zrobić, niezbędny jest system ERP, który przygotowuje i eksportuje zestawienia księgowe, takie jak: bilans, cash flow oraz rachunek zysków i strat. Ponadto należy posiadać aplikację Comarch e-Sprawozdania, która umożliwia wygenerowanie sprawozdania zgodnie ze wzorem Ministerstwa Finansów. Co ważne, sprawozdanie przesyłane jest w formie ujednoliconego pliku, który podobnie jak w przypadku plików JPK_VAT zawierają strukturę logiczną. Pliki te udostępnione zostały na stronie Ministerstwa Finansów. Zaznaczenia wymaga, że obowiązek przesyłania sprawozdań w formie ujednoliconych plików posiadają jedynie osoby prawne oraz jednostki nieposiadające osobowości prawnej, czyli wszystkie spółki osobowe wpisane do KRS. Natomiast osoby fizyczne, prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek wykorzystywania aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów.
Zalety sprawozdań finansowych w formie elektronicznej
Z pewnością, korzyści z takiej formy rozliczeń posiadają obie strony: zarówno zobowiązani, czyli osoby fizyczne i prawne, jak i organy podatkowe i KRS. Przede wszystkim taka forma zdecydowanie eliminuje błędy w sprawozdaniach, bowiem system nie przepuszcza niepoprawnych dokumentów. Ponadto forma ta zdecydowanie ułatwia i przyspiesza proces tworzenia dokumentów przez zobowiązany podmiot, który nie musi już drukować i skanować dokumentów, lecz generowany jest automatycznie przez aplikację. Co więcej, zachodzi pewność, że sprawozdanie finansowe dotrze w terminie do właściwego organu państwowego, bowiem system automatycznie potwierdza złożenie dokumentu.
Korzyścią dla organów państwowych natomiast jest fakt, że mogą one na bieżąco monitorować i kontrolować podmioty, bez konieczności zdobywania dodatkowych dokumentów. Ponadto dzięki takiej formie składania sprawozdań finansowych, zmniejsza się ryzyko zagubienia dokumentacji, a także ułatwiona jest ich archiwizacja, bowiem system automatycznie zapisuje poprzednie rozliczenia.
Jak widać, nowa forma składania sprawozdań finansowych jest bardzo korzystnym rozwiązaniem, zarówno dla podmiotów, jak i organów państwowych. Dzięki temu, wygenerowanie sprawozdania nie jest już skomplikowane, a cyfryzacja niektórych organów państwowych jest bardzo skuteczna.
