Zasady archiwizacji dokumentów księgowych regulowane są przepisami wykonawczymi wynikającymi z treści właściwych ustaw. Bardzo ważnym jest, aby dokumentacja ta była przechowywana w sposób należyty, czyli uporządkowany, umożliwiający przeprowadzenie kontroli jak również przez odpowiednio długi czas, a niekiedy nawet trwale.

Rodzaje i terminy przechowywania dokumentacji

Rachunkowość danej jednostki dotyczy co do zasady zbierania i archiwizacji dowodów o charakterze księgowym oraz każdej innej dokumentacji, o której mówi ustawa o rachunkowości z 1994 roku czy też ordynacja podatkowa z 1997 roku.

Dokumentami księgowymi, które należy przechowywać co najmniej pięć lat są m.in.

• księgi rachunkowe, karty wynagrodzeń pracowników, bądź ich odpowiedniki,
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym,
• dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy

Z kolei zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe należy przechowywać w sposób trwały.

Akcesoria używane do archiwizacji

Oczywiście istnieje cały szereg dokumentacji księgowej, której archiwizację nie normują przepisy prawne. Są to przykładowo zestawienia, notatki, korespondencja, raporty czy opracowania. Ten rodzaj dokumentów również jednak warto odpowiednio składować.

Regały czy szafy dedykowane dokumentacji księgowej warto zapełnić różnego rodzaju segregatorami, w zależności od przetrzymywanych akt. Do najpopularniejszych należą:

• segregatory ringowe – z reguły w formacie A4, wyposażone w mechanizm ringowy do łatwego przeglądania zawartości zbiorów. Są idealne do przechowywania dokumentów podziurkowanych lub znajdujących się w koszulkach. Do tego mają dosyć dużą pojemność – są w stanie pomieścić nawet powyżej 200 stron materiałów, Ten typ segregatora może być dodatkowo wyposażony w etykiety, służące do oznaczania różnych kategorii dokumentów, jak również w porządkujące całość zakładki,
• segregator kartonowy – wolno stojący, tekturowy, również dominuje w nim format A4. Ścianki są sztywne, przez co zabezpieczają zgromadzone w nim dokumenty czy teczki. Umożliwia łatwy i szybki dostęp akt. Może być wykonany w wersji ekologicznej, czyli z materiałów pochodzących z recyclingu.
• teczki biurowe – klasyczny sposób przechowywania dokumentacji księgowej, często wykorzystywane do gromadzenia indywidualnych akt osobowych. Mogą być zrobione z różnych materiałów – tworzyw sztucznych, tektury papieru, jak również w wersji przezroczystej. Jeśli chodzi o rodzaje wykorzystywanych zamknięć, to dzielą się na zamykane na zatrzaski lub gumki. Mogą też być zawiązane sznurkiem.

Jak więc widzimy zagadnienie odpowiedniego zabezpieczania materiałów księgowych jest dosyć szczegółowo normowane przepisami prawa. Na szczęście można skorzystać z odpowiednikach akcesoriów, aby je należycie przechowywać.