Niezależnie od tego, jaką firmę prowadzimy i w jakiej branży działamy, będziemy mieli do czynienia z różnego rodzaju dokumentami. Jest to nieodzowny element prowadzenia każdej działalności. Zarządzanie dokumentacją nie jest przyjemnym obowiązkiem i często zajmuje zbyt dużo czasu, a jej nieprawidłowy obieg może wprowadzić w firmie sporo zamętu i być przyczyną wielu problemów. Mając świadomość tego, jak ważne jest odpowiednie przekazywanie i archiwizowanie różnego typu formularzy, raportów i innych pism, należy zapoznać się z dostępnymi systemami zarządzania dokumentami.
- Obieg dokumentów w firmie
- Jak sprawnie zarządzać dokumentami w firmie?
- Korzyści z wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami
Obieg dokumentów w firmie
Współcześnie firmy muszą radzić sobie z obsługą dwóch rodzajów dokumentacji, mamy tu na myśli tradycyjną, a więc w formie papierowej, jak i elektroniczną, która powoli wypiera tę pierwszą. Zarówno jeden jak i drugi typ dokumentów podlega takim procesom, jak: rejestrowanie, porządkowanie, klasyfikacja, czy archiwizacja. Coraz trudniej jest bezbłędnie przeprowadzać te procesy, nie wykorzystując do tego żadnego programu, który nie tylko ułatwia, ale również często systematyzuje pracę.
Jeśli zatem chcemy, aby nasza firma nie pozostawała w tyle za innymi, konieczne jest podjęcie decyzji o wprowadzeniu do niej elektronicznego programu, który rozwiąże nasze problemy. System zarządzania dokumentami wdroży firma Ittouch.pl, która specjalizuje się w przeprowadzaniu transformacji cyfrowej przedsiębiorstw.
Jak sprawnie zarządzać dokumentami w firmie?
Najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu ECM (Enterprise Content Managment), który pozwoli nam na wykonywanie takich czynności, jak zaawansowane wyszukiwanie plików, wersjonowanie plików, kategoryzację dokumentów, czy blokowanie plików do edycji. Niezwykle istotną zaletą wprowadzenia takiego systemu do firmy jest tzw. workflow, czyli zarządzanie obiegiem dokumentów, dzięki któremu dane pismo będzie po kolei trafiać do osób, które są odpowiedzialne za jego obsługę. W praktyce unikamy w ten sposób sytuacji, w których jakiś dokument gubi się lub nie zostaje w odpowiednim momencie uzupełniony, bądź zweryfikowany przez odpowiedzialnych za to pracowników.
Korzyści z wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami
Podstawową korzyścią związaną ze wdrożeniem w firmie systemu zarządzania dokumentami jest ich rejestracja w momencie dotarcia do przedsiębiorstwa oraz w chwili, gdy wychodzą na zewnątrz. Wszystkie zmiany, które są dokonywane w międzyczasie, zostają odpowiednio odnotowane, co daje możliwość absolutnej kontroli każdego dokumentu. Decydując się na zaawansowany system zarządzania dokumentacji, możemy mieć do dyspozycji funkcje, które pozwolą pracownikom naszej firmy na tworzenie różnego rodzaju ankiet, raportów oraz innych użytecznych plików.
Wdrożenie takiego systemu to także oszczędność i wyraz dbałości o środowisko naturalne, gdyż korzystając z niego, można zminimalizować zużycie papieru w przedsiębiorstwie. Warto również rozważyć to, jeśli zauważyliśmy, że praca w naszej firmie jest chaotyczna, gdyż systemy obiegu dokumentów bardzo często można powiązać z kalendarzami oraz programami do planowania realizacji zadań w określonym czasie.
