Każda mała firma może zostać poddana kontroli – czy to ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, czy w przypadku firm audytorskich, przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego. Dla przedsiębiorcy to stresujący moment, jednak odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur znacząco ułatwiają przejście przez cały proces. W artykule znajdziesz szczegółowy przewodnik, jak przygotować się do kontroli w małej firmie, na co zwrócić uwagę, jakie dokumenty przygotować i jak zadbać o zgodność z aktualnymi standardami.
Jakie kontrole mogą dotyczyć małej firmy?
Małe firmy są zobowiązane do przestrzegania wielu przepisów, co oznacza, że mogą być kontrolowane przez różne instytucje – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Do najczęstszych należą kontrole PIP, ZUS, US, SANEPID czy PANA. Każda z nich ma inne cele i zakres działania.
Przykładowo, Państwowa Inspekcja Pracy koncentruje się na przestrzeganiu przepisów prawa pracy, w tym BHP, czasu pracy, form zatrudnienia i wynagrodzeń. Z kolei Polska Agencja Nadzoru Audytowego nadzoruje firmy audytorskie pod względem zgodności z krajowymi i międzynarodowymi standardami jakości.
W przypadku firm audytorskich od 2023 roku obowiązują nowe standardy zarządzania jakością, m.in. KSKJ 1 w brzmieniu MSZJ (PL) 1, które stawiają wysokie wymagania nawet przed najmniejszymi podmiotami.
Wdrożenie nowych standardów kontroli jakości w firmach audytorskich oznacza przejście z oceny jakości ex post na ciągły proces zarządzania ryzykiem jakości.
Jak przygotować dokumentację przed kontrolą?
Podstawą każdej kontroli jest dokumentacja. Inspektorzy mogą zażądać wglądu w wiele dokumentów, dlatego ich kompletność, aktualność i przejrzystość mają ogromne znaczenie. W firmach audytorskich dokumentacja musi odzwierciedlać wdrożenie systemu kontroli jakości zgodnie z KSKJ 1.
Przed kontrolą przygotuj:
- umowy o pracę i ewidencję czasu pracy,
- regulaminy wewnętrzne i instrukcje BHP,
- protokoły ze szkoleń i zaświadczenia,
- dokumentację finansową i księgową,
- polityki i procedury systemu zarządzania jakością (jeśli dotyczy).
W firmach audytorskich dokumentacja powinna zawierać także macierz ryzyk jakościowych oraz przykładowe procedury dotyczące monitoringu i przeglądów jakości zleceń. Te materiały są dostępne na stronie PIBR i mogą być dostosowywane do specyfiki małej firmy.
Przegląd wewnętrzny i monitoring
Ważnym elementem przygotowania jest przeprowadzenie wewnętrznego przeglądu dokumentacji i procedur. Dzięki niemu można wyłapać nieprawidłowości i błędy, zanim dostrzeże je kontrola zewnętrzna. Firmy audytorskie są zobowiązane do monitoringu okresowego systemu zarządzania jakością, który powinien być dokumentowany i zawierać wnioski oraz działania korygujące.
W przygotowaniu przydatna może być również lista kontrolna inspekcji zakończonego zlecenia badania, która pozwala sprawdzić, czy wszystkie etapy procesu zostały przeprowadzone zgodnie ze standardami.
Jak przygotować pracowników do kontroli?
Kontrola często wiąże się z rozmowami inspektorów z pracownikami. Dlatego warto wcześniej ich poinformować, czego mogą się spodziewać i jak powinni się zachować. Pracownicy powinni znać podstawowe procedury oraz wiedzieć, jak reagować na pytania kontrolerów.
Warto przeprowadzić krótkie szkolenie lub spotkanie informacyjne, podczas którego pracownicy dowiedzą się:
- jakie dokumenty mogą być sprawdzane,
- jak wygląda przebieg typowej kontroli,
- na jakie pytania mogą odpowiadać,
- jakich danych nie powinni udostępniać bez zgody przełożonego.
W małych firmach audytorskich, gdzie wspólnicy wykonują wszystkie czynności, istotne jest także zapewnienie niezależności kontrolera jakości, nawet jeśli jest nim drugi wspólnik – konieczne może być wdrożenie dodatkowych procedur eliminujących ryzyko samokontroli.
Jakie elementy są analizowane podczas kontroli?
Zakres kontroli zależy od instytucji, która ją przeprowadza. Kontrola PIP koncentruje się na przepisach prawa pracy, natomiast PANA sprawdza zgodność z przepisami ustawy o biegłych rewidentach i standardami kontroli jakości. Warto wiedzieć, na co inspektorzy zwracają szczególną uwagę:
W przypadku kontroli PIP
Inspektorzy PIP najczęściej analizują:
- formy zatrudnienia i zgodność z przepisami Kodeksu pracy,
- prowadzenie dokumentacji pracowniczej i ewidencji czasu pracy,
- zapewnienie szkoleń BHP i środków ochrony indywidualnej,
- realizację wypłat wynagrodzeń i dodatków,
- przestrzeganie przepisów o przerwach, nadgodzinach i urlopach.
Warto pamiętać, że kontrola może być niezapowiedziana, jeśli wynika ze skargi pracownika lub wcześniejszych stwierdzonych nieprawidłowości.
W przypadku kontroli PANA
Firmy audytorskie muszą wykazać, że ich system zarządzania jakością spełnia wymogi KSKJ 1, KSKJ 2 i KSB 220 (Z). Inspektorzy analizują:
- czy system zarządzania jakością jest wdrożony i dokumentowany,
- czy ryzyka jakości zostały właściwie zidentyfikowane i opisane,
- czy przeprowadzono monitoring i ocenę skuteczności systemu,
- czy zlecenia wymagające przeglądu jakościowego zostały objęte kontrolą,
- czy dokumentacja dotycząca zleceń jest kompletna i zgodna z przepisami.
Małe firmy audytorskie mogą zastosować uproszczoną dokumentację, ale muszą udowodnić, że odpowiada ona ich specyfice i skali działalności.
Jak wybrać procedury kontroli jakości w firmie audytorskiej?
Wymogi KSKJ 1 nie narzucają jednego schematu dla wszystkich firm. Każda firma audytorska może dostosować zasady i procedury do swojej wielkości, struktury i rodzaju klientów. Przykładowo, nie każde badanie sprawozdania finansowego wymaga weryfikacji przez zewnętrznego kontrolera jakości.
Właściwe podejście obejmuje:
- opracowanie kryteriów, kiedy konieczna jest kontrola jakości zlecenia,
- określenie zasad rotacji kontrolerów jakości,
- zdefiniowanie mechanizmów eliminujących ryzyko konfliktu interesów,
- prowadzenie dokumentacji ryzyk i działań zaradczych.
Firmy powinny zadbać o to, by ich procedury były aktualne i regularnie weryfikowane. Niedostosowanie się do standardów może skutkować negatywną oceną podczas kontroli PANA.
Jakie mogą być konsekwencje kontroli?
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, organy kontrolujące mogą nałożyć różnego rodzaju sankcje – od zaleceń usunięcia uchybień po grzywny i mandaty. W przypadku firm audytorskich, kontrola PANA może zakończyć się wpisem do rejestru nieprawidłowości, co wpływa na reputację firmy i jej zdolność do pozyskiwania klientów.
PIP może z kolei:
- nałożyć mandat do 2 tys. zł (lub do 5 tys. zł w przypadku recydywy),
- złożyć wniosek o ukaranie do sądu,
- zażądać natychmiastowego usunięcia naruszeń,
- w szczególnych przypadkach – wstrzymać działalność firmy.
Dlatego tak istotne jest nie tylko przygotowanie do kontroli, ale również bieżące utrzymywanie zgodności z wymogami prawnymi i standardami branżowymi.
Gdzie szukać wsparcia i informacji?
Dla firm audytorskich ogromnym wsparciem są materiały udostępniane przez PIBR oraz IAASB. Znajdziemy tam m.in. przykładowe dokumentacje SWKJ, przewodniki wdrożeniowe, arkusze informacyjne i listy kontrolne. Również PANA publikuje komunikaty i odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące standardów jakości.
Warto korzystać z:
- szkoleń organizowanych przez Centrum Edukacji PIBR,
- webinariów z udziałem ekspertów ds. jakości,
- przykładowych dokumentacji dla małych firm,
- serii „Zarządzanie jakością: wdrożenie w małej firmie” przygotowanej przez IAASB.
Nie bez znaczenia są również spotkania branżowe i konferencje, takie jak Doroczna Konferencja Audytingu, gdzie omawiane są aktualne wyzwania i praktyczne aspekty wdrażania standardów jakości.
Jak zadbać o bieżącą zgodność z przepisami?
Przygotowanie do kontroli nie powinno być jednorazowym działaniem. Najlepszą strategią jest utrzymywanie zgodności na bieżąco, co znacznie zmniejsza stres związany z ewentualną kontrolą. W tym celu warto wdrożyć system zarządzania dokumentacją oraz ustalić harmonogram wewnętrznych przeglądów i aktualizacji procedur.
W przypadku firm audytorskich oznacza to m.in.:
- coroczną ocenę systemu zarządzania jakością,
- systematyczny monitoring ryzyk jakości,
- dokumentowanie działań naprawczych i korygujących,
- przechowywanie dokumentacji zgodnie z ustawowymi wymogami.
Takie podejście nie tylko ułatwia przejście przez kontrolę, ale również zwiększa efektywność działania i profesjonalizm firmy.
Co warto zapamietać?:
- Małe firmy mogą być kontrolowane przez różne instytucje, w tym PIP, ZUS, US, SANEPID i PANA, w zależności od rodzaju działalności.
- Przygotowanie dokumentacji przed kontrolą powinno obejmować umowy o pracę, regulaminy BHP, dokumentację finansową oraz polityki zarządzania jakością.
- Ważne jest przeprowadzenie wewnętrznego przeglądu dokumentacji oraz szkolenie pracowników na temat procedur i oczekiwań podczas kontroli.
- Firmy audytorskie muszą spełniać wymogi KSKJ 1, w tym dokumentować system zarządzania jakością oraz monitorować ryzyka jakości.
- Utrzymywanie bieżącej zgodności z przepisami i regularne przeglądy procedur są kluczowe dla minimalizacji stresu związanego z kontrolami.
