Delegacje służbowe własnym samochodem to codzienność wielu pracowników i przedsiębiorców. Z tego powodu temat kilometrówki budzi duże zainteresowanie. Ile wynosi stawka za kilometr w 2026 roku? Kto może liczyć na zwrot kosztów i jak prawidłowo rozliczyć przejazdy? Wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.
Co to jest kilometrówka i kiedy się ją stosuje?
Termin „kilometrówka” odnosi się do zwrotu kosztów za użytkowanie prywatnego pojazdu w celach służbowych. Najczęściej dotyczy to sytuacji, w której pracownik wykorzystuje własny samochód, motocykl lub motorower do wykonania obowiązków służbowych poza miejscem pracy. Wówczas przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu, którego wysokość oblicza się na podstawie liczby przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za jeden kilometr.
Kilometrówka nie uwzględnia faktycznych kosztów eksploatacji pojazdu, takich jak cena paliwa czy naprawy. Zamiast tego stosuje się ryczałt, który ma rekompensować wszystkie koszty związane z eksploatacją. Dzięki takiemu uproszczeniu, rozliczenie jest przejrzyste i nie wymaga przedstawiania rachunków czy faktur.
Rozliczenia dokonuje się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Dokument ten stanowi potwierdzenie, że dany przejazd miał charakter służbowy. Pracodawca wypłaca pracownikowi należny zwrot na podstawie tej ewidencji i obowiązujących stawek.
Kilometrówka to forma uproszczonego, ryczałtowego zwrotu kosztów za przejazdy służbowe prywatnym pojazdem – nie wymaga przedstawiania faktur.
Ile wynosi kilometrówka w 2026 roku?
W 2026 roku nadal obowiązują stawki określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Są one uzależnione od rodzaju pojazdu oraz – w przypadku samochodów osobowych – od pojemności silnika:
- 0,89 zł za 1 km – dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm³,
- 1,15 zł za 1 km – dla samochodów osobowych o pojemności powyżej 900 cm³,
- 0,69 zł za 1 km – dla motocykli,
- 0,42 zł za 1 km – dla motorowerów.
Warto zauważyć, że są to maksymalne stawki, jakie pracodawca może wypłacić bez konieczności opodatkowania nadwyżki. Jeżeli firma zdecyduje się na wyższe stawki, różnica ponad limit będzie traktowana jako przychód pracownika i podlegać będzie opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Przykład wyliczenia zwrotu
Załóżmy, że pracownik używa samochodu o pojemności 1.2 l (czyli powyżej 900 cm³) i w styczniu 2026 roku przejechał 600 km na potrzeby służbowe. Zwrot obliczamy następująco:
600 km × 1,15 zł = 690 zł
Ta kwota zostanie wypłacona pracownikowi jako zwrot kosztów podróży służbowej.
Jakie koszty obejmuje kilometrówka?
W ramach stawki kilometrówki zawierają się wszystkie podstawowe koszty eksploatacji pojazdu. Oznacza to, że pracownik nie może żądać zwrotu dodatkowych wydatków, nawet jeśli są one związane z podróżą służbową. W ryczałcie zawarte są m.in.:
- koszty paliwa,
- oleje i płyny eksploatacyjne,
- zużycie opon,
- amortyzacja pojazdu,
- ubezpieczenie (OC i AC),
- przeglądy techniczne i drobne naprawy,
- opłaty drogowe i parkingowe.
Nie ma konieczności dokumentowania poszczególnych wydatków. Wystarczy prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, która jest podstawą do rozliczenia.
Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Dokumentacja kilometrówki musi być prowadzona rzetelnie i zawierać szczegółowe dane dotyczące każdego przejazdu. Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, ważne jednak, aby zawierała poniższe informacje:
- imię i nazwisko użytkownika pojazdu,
- adres zamieszkania,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika,
- data i cel podróży,
- opis trasy (skąd – dokąd),
- liczba przejechanych kilometrów,
- stawka za 1 km,
- wyliczona kwota zwrotu,
- podpis pracownika.
Brak podpisu, nieścisłości w trasie czy brak daty mogą skutkować odrzuceniem rozliczenia lub problemami podczas kontroli skarbowej. Dlatego zaleca się prowadzenie ewidencji na bieżąco i w sposób przejrzysty.
Kto może korzystać z kilometrówki w 2026 roku?
Do rozliczania kilometrówki uprawnieni są zarówno pracownicy, jak i przedsiębiorcy, pod warunkiem spełnienia określonych warunków. W 2026 roku obowiązek ten dotyczy m.in.:
- pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którzy używają prywatnego pojazdu służbowo,
- urzędników administracji publicznej, funkcjonariuszy służb mundurowych,
- przedstawicieli handlowych, serwisantów i innych pracowników mobilnych,
- przedsiębiorców wykorzystujących prywatne auta w działalności gospodarczej (nieujęte w środkach trwałych).
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, gdzie auto nie zostało wprowadzone do ewidencji środków trwałych, można zaliczyć do kosztów jedynie 20% wydatków, jeśli nie prowadzi się kilometrówki. Prowadzenie ewidencji umożliwia pełne rozliczenie kosztów i odliczenie 100% VAT.
Jakie są limity kilometrówki?
Ustawa o transporcie drogowym przewiduje miesięczne limity kilometrów, za które można uzyskać zwrot kosztów. Limity różnią się w zależności od wielkości miejscowości, w której zatrudniony jest pracownik:
- do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
- od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
- powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.
Wyjątki dotyczą służb ratowniczych i leśnych, gdzie limit może wynosić nawet 3 000 km miesięcznie. Przekroczenie limitu wymaga uzasadnienia i często osobnej zgody pracodawcy.
Czego nie można rozliczyć w ramach kilometrówki?
Choć kilometrówka obejmuje szeroki zakres kosztów eksploatacyjnych, nie wszystkie wydatki mogą być w jej ramach rozliczone. Odrzucone zostaną m.in.:
- rachunki za paliwo,
- koszty leasingu lub rat kredytowych,
- wydatki na wyposażenie auta (np. GPS, fotelik),
- mandaty i opłaty karne,
- przejazdy prywatne,
- naprawy przekraczające standardowe zużycie.
Wszystko, co nie mieści się w ustalonej stawce kilometrowej, nie może być dodatkowo refundowane. To oznacza, że pracownik nie ma prawa do zwrotu rzeczywistych kosztów, jeżeli przekraczają one stawkę ryczałtową.
Czy kilometrówka podlega opodatkowaniu?
Zwrot kosztów w ramach kilometrówki nie jest przychodem pracownika, o ile nie przekracza on limitu określonego w rozporządzeniu. Oznacza to, że:
Jeśli pracodawca wypłaca kilometrówkę według stawek ustawowych, nie trzeba odprowadzać podatku ani składek ZUS.
Jeżeli jednak wypłacana kwota przekracza ustawową stawkę, nadwyżka traktowana jest jako przychód pracownika i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu. Pracodawca musi wówczas prawidłowo rozliczyć różnicę jako dodatkowe wynagrodzenie.
Kilometrówka a ryczałt – co wybrać?
Alternatywą dla kilometrówki jest ryczałt za używanie prywatnego auta do celów służbowych. W tym przypadku pracownik otrzymuje stałą miesięczną kwotę, niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Ryczałt jest prostszy do rozliczania, ale:
- może być mniej korzystny dla osób pokonujących duże odległości,
- bywa bardziej problematyczny podatkowo – jeśli nie jest odpowiednio udokumentowany, może zostać uznany za przychód,
- nie zawsze odzwierciedla rzeczywiste koszty eksploatacji pojazdu.
Dla osób, które regularnie korzystają z prywatnego auta w pracy, bardziej opłacalna i przejrzysta jest kilometrówka. Pozwala dokładnie rozliczyć koszty na podstawie rzeczywistego przebiegu i obowiązujących stawek.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kilometrówki
Wiele osób popełnia powtarzające się błędy, które mogą skutkować odrzuceniem wniosku o zwrot kosztów lub problemami podczas kontroli. Do najczęstszych należą:
- brak szczegółowego opisu trasy,
- niedokładne dane w ewidencji (np. błędne daty, brak celu podróży),
- nieprawidłowo dobrana stawka kilometrówki,
- brak podpisu kierowcy na ewidencji,
- rozliczanie tras prywatnych jako służbowych.
Uniknięcie tych błędów wymaga systematyczności, dokładności i znajomości przepisów. Prawidłowo prowadzona dokumentacja to podstawa skutecznego rozliczenia kosztów podróży służbowych prywatnym pojazdem.
Co warto zapamietać?:
- Stawki kilometrówki w 2026 roku: 0,89 zł/km (do 900 cm³), 1,15 zł/km (powyżej 900 cm³), 0,69 zł/km (motocykle), 0,42 zł/km (motorowery).
- Dokumentacja: Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać m.in. dane użytkownika, numer rejestracyjny, datę, cel podróży oraz liczbę przejechanych kilometrów.
- Limity kilometrów: 300 km (do 100 tys. mieszkańców), 500 km (100-500 tys.), 700 km (powyżej 500 tys.); wyjątki dla służb ratowniczych.
- Koszty objęte kilometrówką: Obejmuje koszty paliwa, amortyzacji, ubezpieczenia, przeglądów, ale nie obejmuje np. kosztów leasingu czy mandatów.
- Opodatkowanie: Zwrot kilometrówki nie jest przychodem, o ile nie przekracza ustawowych stawek; nadwyżka podlega opodatkowaniu.
