Podróże służbowe to codzienność w wielu branżach. Aby jednak wyjazdy nie stanowiły dodatkowego obciążenia dla pracownika, przepisy przewidują wypłatę diety. Wysokość tego świadczenia zależy od wielu czynników – długości delegacji, miejsca jej odbywania i zapewnionych świadczeń. W 2026 roku obowiązują konkretne stawki, które warto znać, by uniknąć nieporozumień i błędów w rozliczeniach.
Co to jest dieta w delegacji?
Dieta w delegacji to nie dodatek do pensji, lecz ryczałt pieniężny przeznaczony na pokrycie kosztów wyżywienia ponoszonych przez pracownika w trakcie podróży służbowej. Przysługuje ona wyłącznie wtedy, gdy podróż została zlecona przez pracodawcę, odbywa się poza miejscem wykonywania pracy i ma charakter incydentalny.
Warto dodać, że dieta nie obejmuje kosztów noclegów, przejazdów czy parkingów – te są rozliczane osobno na podstawie faktur lub ryczałtów. Podróż służbowa powinna być jasno określona – z datami, godzinami, miejscem docelowym oraz celem wyjazdu.
Kto ma prawo do diety?
Prawo do diety przysługuje przede wszystkim pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. Dotyczy to także osób zatrudnionych w jednostkach budżetowych, urzędników, nauczycieli czy funkcjonariuszy – w ich przypadku mogą obowiązywać dodatkowe przepisy branżowe.
Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia również mogą otrzymać dietę, ale tylko wtedy, gdy umowa to przewiduje. Z kolei przedsiębiorcy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zaliczyć dietę do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem, że wyjazd był związany z działalnością.
Ile wynosi dieta krajowa w 2026 roku?
W 2026 roku stawka diety krajowej pozostaje niezmieniona wobec poprzednich lat i wynosi 45 zł za dobę podróży służbowej. Kwota ta została ustalona na podstawie Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej obowiązującego od 1 stycznia 2023 r.
Pełna dieta przysługuje tylko w określonych przypadkach – jej wysokość zależy od czasu trwania podróży, który liczony jest w sposób ciągły od momentu wyjazdu do powrotu.
Jak liczyć dietę krajową według czasu podróży?
Wysokość diety krajowej uzależniona jest od długości podróży. Obowiązują następujące zasady:
- podróż poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- podróż od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
- podróż powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta (45 zł).
Jeżeli delegacja trwa dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę wypłacana jest pełna dieta, a za niepełną dobę:
- do 8 godzin – 50% diety,
- powyżej 8 godzin – pełna dieta.
Zmniejszenie diety przez zapewnione posiłki
Jeśli w trakcie delegacji pracownik otrzymał bezpłatne posiłki, wartość diety jest odpowiednio pomniejszana. Przyjmuje się, że:
- śniadanie – 25% diety,
- obiad – 50% diety,
- kolacja – 25% diety.
Przykład: jeśli pracownik otrzymał śniadanie i obiad, jego dieta zostanie pomniejszona o 75% – otrzyma tylko 11,25 zł za dobę.
W przypadku zapewnienia pełnego, bezpłatnego wyżywienia – dieta nie przysługuje wcale.
Jakie ryczałty przysługują w delegacji krajowej?
Oprócz standardowej diety, pracownik może również otrzymać ryczałt za nocleg oraz za dojazdy, o ile spełnione są warunki przewidziane w rozporządzeniu.
Ryczałt za nocleg
Jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg, a pracodawca nie zapewnił mu zakwaterowania, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety krajowej, czyli 67,50 zł za każdą noc. Warunkiem jest to, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin i odbywał się między 21:00 a 7:00.
Jeśli pracownik przedstawi rachunek, zwrot kosztów noclegu odbywa się do kwoty 900 zł za dobę (20-krotność diety). Przekroczenie tej kwoty możliwe jest tylko za zgodą pracodawcy.
Ryczałt za dojazdy
Za każdy dzień podróży przysługuje też ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20% diety, czyli 9 zł. Przysługuje on tylko wtedy, gdy pracownik rzeczywiście korzystał z komunikacji lokalnej, ale nie przedstawił rachunków.
Ile wynosi dieta zagraniczna w 2026 roku?
W delegacji zagranicznej wysokość diety zależy od kraju docelowego. Przykładowe stawki dzienne to:
- Francja – 55 EUR,
- Niemcy – 49 EUR,
- Włochy – 53 EUR,
- USA – 59 USD,
- Wielka Brytania – 45 GBP.
Pełna dieta przysługuje za każdą rozpoczętą dobę powyżej 12 godzin. Jeśli czas przebywania za granicą jest krótszy, stosuje się zasadę proporcjonalności:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
- od 8 do 12 godzin – 1/2 diety.
Zmniejszenie diety zagranicznej przez wyżywienie
Jeśli pracownik ma zapewnione posiłki, dieta ulega pomniejszeniu:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja – 30% diety.
W przypadku pełnego wyżywienia, pracownik otrzymuje jedynie 25% pełnej stawki diety.
Ryczałt za nocleg za granicą
Pracownik otrzymuje zwrot kosztów noclegu do limitu określonego dla danego państwa. Przykładowo:
- Francja – 200 EUR,
- Niemcy – 170 EUR,
- USA – 200 USD (w Nowym Jorku nawet 350 USD).
Jeśli nie ma rachunku, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu noclegowego.
Jak rozliczyć koszty podróży służbowej?
Pracownik ma obowiązek rozliczenia delegacji w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia należy dołączyć:
- rachunki za noclegi, bilety, opłaty,
- ewentualne oświadczenia o braku dokumentów,
- wskazanie czasu trwania delegacji (data i godzina wyjazdu oraz powrotu).
Jeśli wypłacono zaliczkę w walucie obcej, rozliczenie następuje zgodnie z kursem średnim NBP z dnia poprzedzającego wypłatę lub rozliczenie.
Jakie są zasady wypłaty diet dla innych grup?
Diety przysługują głównie pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. Jednak inne grupy również mogą liczyć na takie świadczenie, o ile spełnione są warunki formalne.
Umowy cywilnoprawne
W przypadku zleceniobiorców lub osób wykonujących umowy o dzieło, dieta przysługuje tylko wtedy, gdy przewidziano ją w umowie. Brak takiego zapisu skutkuje brakiem obowiązku jej wypłaty.
Działalność gospodarcza
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie mają formalnego obowiązku wypłaty sobie diety. Mogą jednak zaliczyć koszty delegacji, w tym dietę, do kosztów uzyskania przychodu – pod warunkiem, że prowadzą odpowiednią dokumentację i wyjazd miał związek z działalnością.
Wysokość diety dla przedsiębiorcy nie może przekroczyć stawek obowiązujących pracowników sfery budżetowej.
Czy dieta podlega opodatkowaniu?
Diety krajowe i zagraniczne są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS – pod warunkiem, że nie przekraczają limitów określonych w rozporządzeniu. Jeśli pracodawca wypłaci wyższą kwotę, nadwyżka stanowi przychód pracownika.
Co ważne, zwolnienie podatkowe obejmuje również ryczałty za nocleg i przejazdy, o ile nie przekraczają wskazanych limitów. Pracodawca może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu.
Przykład obliczenia kosztów delegacji w 2026 roku
Pracownik przebywał w czterodniowej delegacji krajowej, od poniedziałku godz. 9:00 do piątku godz. 11:00. Pracodawca nie zapewnił noclegu, a pracownik nie przedłożył rachunków. Otrzyma więc:
- 4 pełne diety – 4 × 45 zł = 180 zł,
- 1 niepełna doba (2 godziny) – 50% diety = 22,50 zł,
- 4 noclegi – 4 × 67,50 zł = 270 zł,
- 4 dni przejazdów – 4 × 9 zł = 36 zł.
Łączna kwota do wypłaty wynosi 508,50 zł.
Co warto zapamietać?:
- Dieta krajowa w 2026 roku: 45 zł za dobę podróży służbowej.
- Obliczanie diety: Poniżej 8 godzin – brak diety; 8-12 godzin – 50% diety (22,50 zł); powyżej 12 godzin – pełna dieta (45 zł).
- Ryczałt za nocleg: 150% diety krajowej (67,50 zł) za nocleg bez rachunku; zwrot do 900 zł za dobę z rachunkiem.
- Dieta zagraniczna: Zależna od kraju, np. Francja – 55 EUR, Niemcy – 49 EUR; pełna dieta za każdą rozpoczętą dobę powyżej 12 godzin.
- Rozliczenie delegacji: Należy złożyć w ciągu 14 dni, dołączając rachunki i wskazując czas trwania delegacji.
