Przechowywanie dokumentów w firmie to nie tylko obowiązek prawny, ale również element zarządzania ryzykiem i dowód staranności biznesowej. Choć temat może wydawać się skomplikowany, jego znajomość pozwala uniknąć poważnych konsekwencji. Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, które dokumenty przechowywać, jak długo i w jakiej formie.
Jakie dokumenty musi przechowywać firma?
Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania szerokiego wachlarza dokumentów, które mogą być wymagane w razie kontroli lub sporu prawnego. Obejmuje to zarówno dokumenty księgowe, jak i kadrowe, podatkowe czy związane z ubezpieczeniami społecznymi. W przypadku niektórych typów dokumentów obowiązek przechowywania wynika wprost z przepisów ustawowych i nie można go lekceważyć.
Wśród najważniejszych grup dokumentów, które należy przechowywać, znajdują się:
- księgi rachunkowe i podatkowa księga przychodów i rozchodów,
- deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT),
- faktury sprzedaży i zakupu,
- rejestry VAT i ewidencje środków trwałych,
- akta osobowe pracowników i dokumentacja kadrowa,
- dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS,
- umowy z kontrahentami i klientami,
- dowody księgowe i inwentaryzacyjne.
Nieprzechowywanie tych dokumentów może skutkować grzywnami, a nawet odpowiedzialnością karną skarbową. Co więcej, są one często niezbędne w procesie dowodowym podczas postępowań podatkowych, cywilnych czy pracowniczych.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?
Okresy przechowywania dokumentów firmowych są różne i zależą od ich rodzaju oraz celu, w jakim zostały wytworzone. Ustawodawca przewidział konkretne przedziały czasowe, które należy bezwzględnie respektować. Warto przy tym pamiętać, że termin liczony jest zazwyczaj od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania lub nastąpiło zakończenie stosunku pracy.
Dokumenty podatkowe i księgowe należy przechowywać przez minimum 5 lat, natomiast dokumentacja pracownicza może być obowiązkowo przechowywana nawet 50 lat.
Dokumenty księgowe i podatkowe
Do tej kategorii zaliczają się m.in. księgi rachunkowe, ewidencje, rejestry VAT, faktury, paragony, dowody wewnętrzne oraz dokumenty inwentaryzacyjne. Okres ich przechowywania wynosi 5 lat, liczonych od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Przykładowo, dokumenty z 2024 roku, których termin płatności przypadał w 2025 roku, należy przechowywać do końca 2030 roku.
W przypadku zawieszenia biegu przedawnienia, np. w wyniku postępowania sądowego, termin ten może się wydłużyć. Warto wtedy prowadzić dodatkową ewidencję, która wskaże dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia zawieszenia.
Dokumenty ZUS
Wszelkie deklaracje ZUS, raporty miesięczne, korekty dokumentów czy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych należy przechowywać przez 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS. Wyjątkiem są dokumenty złożone przed 2012 rokiem – te muszą być przechowywane przez 10 lat.
Dokumentacja pracownicza
Okres przechowywania dokumentacji kadrowej zależy od daty zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, dokumenty można przechowywać przez 10 lat, pod warunkiem przekazania odpowiednich raportów do ZUS. W przeciwnym wypadku lub jeśli zatrudnienie nastąpiło przed 1999 rokiem, obowiązuje 50-letni okres archiwizacji.
Do dokumentacji tej należą m.in. umowy o pracę, listy płac, zwolnienia lekarskie, aneksy, potwierdzenia szkoleń BHP, karty ewidencji czasu pracy oraz dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia.
Umowy cywilnoprawne i inne
Umowy z kontrahentami lub klientami, niezależnie od formy (pisemnej, mailowej, ustnej potwierdzonej dowodami), należy przechowywać przez 3 lata. Wynika to z okresu przedawnienia roszczeń w działalności gospodarczej. Dla własnego bezpieczeństwa warto jednak zachować je dłużej, zwłaszcza jeśli istnieje ryzyko późniejszych roszczeń.
W jakiej formie można przechowywać dokumenty?
Obecnie ustawodawca dopuszcza przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Taka elastyczność pozwala firmom na optymalizację przestrzeni i uproszczenie dostępu do danych. Warto jednak pamiętać, że forma elektroniczna musi spełniać określone wymogi techniczne i prawne.
Dokumenty w wersji elektronicznej
W formie cyfrowej można przechowywać m.in.:
- faktury sprzedażowe i kosztowe,
- rejestry VAT,
- ewidencję wyposażenia,
- deklaracje ZUS i podatkowe,
- akta osobowe (jeśli spełniają wymogi e-akta).
Wszystkie dokumenty elektroniczne muszą być zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Powinny posiadać metadane, umożliwiające identyfikację autora, daty utworzenia i źródła dokumentu.
Zasady przechowywania elektronicznego
Forma elektroniczna dokumentów musi zapewniać:
- czytelność i autentyczność danych,
- integralność dokumentów przez cały okres przechowywania,
- zgodność z przepisami RODO,
- możliwość natychmiastowego dostępu do konkretnych danych na żądanie organów kontrolnych.
Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?
Dokumenty można przechowywać w siedzibie firmy, jej oddziale, miejscu prowadzenia działalności lub u zewnętrznej firmy archiwizacyjnej. Najważniejsze jest zapewnienie odpowiednich warunków – wilgotność, temperatura, brak dostępu osób nieupoważnionych.
W przypadku małych firm popularnym rozwiązaniem jest przekazanie dokumentów do biura rachunkowego. Dla większych przedsiębiorstw, które zakończyły działalność, warto rozważyć współpracę z profesjonalnym archiwum zewnętrznym.
Jak zorganizować dokumenty w firmie?
Dobra organizacja dokumentów to nie tylko wygoda, ale również wymóg prawny. Przechowywanie dokumentów musi być zgodne z zasadami archiwizacji, które przewidują podział według okresów rozliczeniowych, typów dokumentów i ich znaczenia prawnego.
Uporządkowanie dokumentów papierowych
Warto stosować system segregatorów i teczek, które będą odpowiednio oznaczone i opisane. Najważniejsze elementy organizacyjne to:
- podział dokumentów według lat podatkowych,
- wydzielenie dokumentów księgowych, kadrowych i podatkowych,
- oznaczanie segregatorów z nazwami działów i typem dokumentacji,
- archiwizacja starszych dokumentów w kartonach lub magazynach.
Digitalizacja dokumentów
Coraz więcej firm decyduje się na skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w systemach elektronicznych. To rozwiązanie pozwala nie tylko zaoszczędzić miejsce, ale również zwiększyć bezpieczeństwo danych. Systemy te umożliwiają szybkie wyszukiwanie, kopiowanie oraz udostępnianie plików wyłącznie uprawnionym osobom.
Jak niszczyć dokumenty po okresie przechowywania?
Po upływie ustawowego okresu przechowywania dokumentów, przedsiębiorca ma obowiązek ich trwałego zniszczenia. Nie można ich przechowywać w nieskończoność, gdyż może to naruszać przepisy RODO oraz zwiększać ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych wrażliwych.
Dokumenty muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich rekonstrukcję i identyfikację danych osobowych.
Metody utylizacji dokumentów
Najczęściej stosowane metody to:
- niszczarki przemysłowe,
- firmy zewnętrzne specjalizujące się w utylizacji dokumentów,
- zabezpieczone pojemniki do przechowywania dokumentów przeznaczonych do zniszczenia,
- nagranie procesu niszczenia – często oferowane przez profesjonalne firmy jako dodatkowy środek dowodowy.
Po zakończeniu procesu niszczenia należy sporządzić protokół likwidacyjny, zawierający dane zniszczonych dokumentów oraz nazwiska osób odpowiedzialnych za ich utylizację.
Jakie są konsekwencje niewłaściwego przechowywania dokumentów?
Nieprzestrzeganie przepisów o przechowywaniu dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji. Organy takie jak ZUS, urząd skarbowy czy PIP mogą nałożyć sankcje finansowe, a w przypadku poważniejszych uchybień – skierować sprawę do sądu.
Najczęstsze problemy wynikające z nieprawidłowego archiwizowania dokumentów to:
- brak możliwości udowodnienia kosztów uzyskania przychodu,
- niemożność wykazania poprawności rozliczeń ZUS i PIT,
- ryzyko naruszenia RODO i związanych z tym kar,
- utrudnienia przy kontroli skarbowej lub inspekcji pracy.
Z tego względu warto inwestować w profesjonalne systemy archiwizacji oraz regularnie przeprowadzać audyty dokumentów, by utrzymać pełną zgodność z przepisami obowiązującymi w 2026 roku.
Co warto zapamietać?:
- Przedsiębiorcy muszą przechowywać kluczowe dokumenty, takie jak księgi rachunkowe, deklaracje podatkowe, faktury oraz dokumentację kadrową, aby uniknąć grzywien i odpowiedzialności karnej.
- Okres przechowywania dokumentów wynosi minimum 5 lat dla dokumentów księgowych i podatkowych, a nawet do 50 lat dla dokumentacji pracowniczej.
- Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym forma elektroniczna musi spełniać określone wymogi prawne i techniczne.
- Po upływie okresu przechowywania, dokumenty muszą być zniszczone w sposób uniemożliwiający ich rekonstrukcję, a proces ten powinien być udokumentowany.
- Niewłaściwe przechowywanie dokumentów może prowadzić do sankcji finansowych oraz problemów z organami kontrolnymi, co podkreśla znaczenie profesjonalnych systemów archiwizacji.
