Delegacje zagraniczne są nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu firm, jednak ich rozliczanie wciąż budzi wiele wątpliwości. Właściwe podejście do kosztów delegacji i znajomość obowiązujących przepisów to obowiązek zarówno pracodawcy, jak i pracownika. W tym przewodniku wyjaśniamy, jak krok po kroku rozliczyć delegację zagraniczną w 2026 roku.
Czym jest delegacja zagraniczna?
Delegacja zagraniczna to forma podróży służbowej, podczas której pracownik wykonuje obowiązki zawodowe poza granicami kraju. W odróżnieniu od oddelegowania, delegacja nie wiąże się ze zmianą miejsca pracy w umowie, a jedynie czasowym zleceniem zadania poza stałym miejscem zatrudnienia.
Warto odróżniać pojęcia „delegacja” i „oddelegowanie”, ponieważ tylko w przypadku delegacji zagranicznej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów poniesionych w czasie podróży. Gdy miejsce świadczenia pracy zostaje zmienione w umowie o pracę, wtedy mówimy o oddelegowaniu, które nie daje prawa do takich samych świadczeń.
Podstawą prawną do odbycia podróży zagranicznej jest polecenie służbowe wydane przez pracodawcę. Dokument ten powinien zawierać cel, miejsce, daty wyjazdu i powrotu, a także informacje o wysokości zaliczki oraz środku transportu.
Jak rozliczyć transport w delegacji zagranicznej?
Wybór środka transportu do odbycia podróży służbowej za granicę leży po stronie pracodawcy. Od tego zależy sposób rozliczenia kosztów podróży. Dokumenty potwierdzające przejazdy są niezbędne do zwrotu wydatków.
Transport publiczny
W przypadku podróży pociągiem, samolotem, autobusem czy promem, podstawą do zwrotu kosztów są bilety lub faktury zawierające wymagane dane. Dokumenty muszą być wystawione na pracownika, ale służą do rozliczenia przez pracodawcę. Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku, nie uzyska zwrotu.
Podróż samochodem prywatnym
Jeśli pracownik podróżuje pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, stosuje się tzw. kilometrówkę. Stawki za jeden kilometr określa rozporządzenie i w 2026 roku wynoszą:
- samochód osobowy do 900 cm³ – 0,5214 zł/km,
- samochód osobowy powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł/km,
- motocykl – 0,2302 zł/km,
- motorower – 0,1382 zł/km.
Jeśli pracodawca zdecyduje się zwrócić wyższe kwoty niż przewiduje rozporządzenie, nadwyżki nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu i podlegają opodatkowaniu.
Ryczałty za dojazdy
Pracownikowi przysługują również ryczałty za dojazdy:
- jedna pełna dieta – za dojazd do/z dworca lub lotniska,
- 10% diety – za każdą rozpoczętą dobę podróży na pokrycie kosztów komunikacji miejscowej.
Ryczałty te nie przysługują, jeśli pracownik korzysta z prywatnego pojazdu lub nie ponosi kosztów dojazdu.
Jak rozliczyć dietę w delegacji zagranicznej?
Dieta to świadczenie na pokrycie kosztów wyżywienia i drobnych wydatków. Wysokość diety zależy od kraju docelowego i została określona w załączniku do rozporządzenia. Za każdą pełną dobę podróży przysługuje dieta w 100%.
Za niepełną dobę podróży zagranicznej: do 8 godzin – 1/3 diety, powyżej 8 do 12 godzin – 1/2 diety, powyżej 12 godzin – pełna dieta.
Jeśli pracownik ma zapewnione wyżywienie, dieta ulega zmniejszeniu o:
- 15% za śniadanie,
- 30% za obiad,
- 30% za kolację.
W przypadku zapewnienia całodziennego wyżywienia lub pobytu w szpitalu, przysługuje jedynie 25% diety. Jeśli pracownik otrzymał ekwiwalent pieniężny niższy niż dieta, należy mu się wyrównanie do pełnej kwoty.
Jak rozliczyć noclegi za granicą?
Zwrot kosztów noclegu odbywa się na podstawie faktur lub rachunków. Wysokość zwrotu nie może przekroczyć limitu określonego dla danego kraju. W przypadku braku dokumentów, przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu noclegowego.
Limit ten różni się w zależności od państwa. Na przykład:
- Niemcy – 170 euro,
- Francja – 200 euro,
- Wielka Brytania – 220 funtów brytyjskich.
Pracodawca może zgodzić się na koszty przekraczające te limity, ale nadwyżka nie będzie kosztem podatkowym.
Jak rozliczyć inne koszty w delegacji zagranicznej?
Poza podstawowymi kosztami, pracownik może liczyć na zwrot niektórych dodatkowych wydatków. Najważniejsze z nich to:
- opłaty za bagaż osobisty – do 30 kg przy podróżach powyżej 30 dni lub do państw pozaeuropejskich,
- udokumentowane koszty leczenia i zakupu leków,
- opłaty za drogi płatne, parkingi, bilety wstępu na targi.
Koszty te muszą być udokumentowane fakturami lub rachunkami. Pracownik może także złożyć pisemne oświadczenie, jeśli nie udało się uzyskać dokumentu, jednak należy wskazać uzasadnienie braku dokumentu.
Jak rozliczyć delegację w walucie obcej?
Wydatki zagraniczne są zazwyczaj udokumentowane w walutach obcych. Pracodawca powinien przeliczyć je na złotówki według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia.
Jeśli dieta wypłacana jest przed wyjazdem w formie zaliczki, stosuje się kurs z dnia poprzedzającego wypłatę. Jeśli dieta wypłacana jest po zakończeniu podróży – kurs z dnia poprzedniego przed rozliczeniem delegacji.
Jak wygląda zwrot zaliczki i dokumentacja?
Pracownik ma obowiązek rozliczyć się z delegacji w terminie 14 dni od jej zakończenia. Do rozliczenia należy dołączyć:
- rachunki, faktury, bilety,
- inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty,
- wypełniony druk rozliczenia delegacji,
- ewentualne oświadczenia, gdy brak dokumentów.
Jeśli pracownik otrzymał zaliczkę, a poniesione koszty były niższe, ma obowiązek zwrócić różnicę. Jeżeli koszty były wyższe – pracodawca wypłaca pracownikowi wyrównanie.
Jakie są skutki podatkowe delegacji zagranicznej?
Diety i inne świadczenia z tytułu podróży służbowej do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS. Przekroczenie tych limitów powoduje obowiązek opodatkowania nadwyżki i naliczenia składek.
Zwrot kosztów delegacji w granicach limitów nie stanowi przychodu pracownika i nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.
Pracodawca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych części przekraczającej limity, nawet jeśli zdecyduje się ją wypłacić pracownikowi. Istotne jest więc dokładne przestrzeganie obowiązujących stawek i zasad.
Jak uniknąć błędów w rozliczaniu delegacji?
Błędy w rozliczaniu delegacji zagranicznych najczęściej wynikają z braku dokumentacji, mylenia pojęć oddelegowania z delegacją oraz przekraczania limitów określonych w przepisach. Aby ich uniknąć, warto przestrzegać kilku zasad:
- sporządzać pisemne polecenia wyjazdów,
- zbierać wszystkie rachunki i bilety,
- terminowo rozliczać delegacje,
- korzystać z aktualnych kursów NBP i stawek diet,
- konsultować się z działem kadr lub księgowości przy wątpliwościach.
Wdrażanie systemów do elektronicznego rozliczania delegacji może znacząco ułatwić ten proces. Zautomatyzowane rozwiązania pomagają w liczeniu diet, przeliczaniu kursów walut i kontrolowaniu zgodności z przepisami.
Co warto zapamietać?:
- Delegacja zagraniczna to podróż służbowa, która nie zmienia miejsca pracy, a pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów.
- W 2026 roku stawki kilometrówki wynoszą: 0,5214 zł/km dla samochodów do 900 cm³, 0,8358 zł/km dla powyżej 900 cm³, 0,2302 zł/km dla motocykli i 0,1382 zł/km dla motorowerów.
- Dieta za pełną dobę podróży wynosi 100%, a za niepełne doby: do 8 godzin – 1/3, powyżej 8 do 12 godzin – 1/2, powyżej 12 godzin – pełna dieta.
- Zwrot kosztów noclegu nie może przekroczyć limitów krajowych, np. 170 euro w Niemczech, 200 euro we Francji, 220 funtów w Wielkiej Brytanii.
- Dokumentacja do rozliczenia delegacji musi być złożona w ciągu 14 dni i obejmować rachunki, faktury oraz wypełniony druk rozliczenia.
