Rozliczenie delegacji to obowiązek, który spoczywa nie tylko na pracowniku, ale również na pracodawcy. Zasady i terminy dotyczące tego procesu są regulowane przepisami prawa, ale nie zawsze w sposób jednoznaczny. Warto dokładnie przyjrzeć się, jak przebiega ten proces i jakie obowiązki mają obie strony.
Jakie są obowiązki pracownika po zakończeniu delegacji?
Rozliczenie delegacji rozpoczyna się od działań podejmowanych przez pracownika. To on ma obowiązek dostarczyć pracodawcy wszelkie dokumenty potwierdzające wydatki poniesione podczas podróży służbowej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji, licząc od dnia następującego po zakończeniu podróży.
W tym celu powinien przedłożyć takie dokumenty jak faktury, rachunki, bilety czy inne dowody poniesionych kosztów. W przypadku braku możliwości ich uzyskania, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach jego nieudokumentowania. W niektórych przypadkach dodatkowo wymagane są oświadczenia dotyczące okoliczności wpływających na prawo do diet i ryczałtów.
Rozliczenie nie dotyczy diet i ryczałtów, które są ustalone z góry – pracownik nie musi przedstawiać dokumentów potwierdzających te wydatki, chyba że pracodawca wymaga tego w ramach wewnętrznych regulacji firmy.
Obowiązek rozliczenia delegacji w ciągu 14 dni spoczywa na pracowniku, a jego niedopełnienie może skutkować opóźnieniem wypłaty należności przez pracodawcę.
Jak liczyć termin 14 dni?
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, termin 14 dni zaczyna biec od dnia następującego po zakończeniu podróży służbowej. Jeśli termin przypada na dzień wolny od pracy, kończy się on z upływem następnego dnia roboczego. Warto pamiętać, że dzień zakończenia delegacji nie wlicza się do terminu.
Jakie obowiązki ma pracodawca po otrzymaniu rozliczenia?
Po otrzymaniu kompletu dokumentów, pracodawca ma obowiązek dokonania rozliczenia i wypłaty należnych świadczeń. Przepisy nie wskazują konkretnie, w jakim czasie powinno to nastąpić. Jednak zgodnie z art. 455 Kodeksu cywilnego, wypłata powinna nastąpić niezwłocznie po wezwaniu do spełnienia świadczenia.
W tym kontekście wezwanie do zapłaty rozumiane jest jako przekazanie pracodawcy przez pracownika wszystkich wymaganych dokumentów rozliczeniowych. Od tego momentu firma powinna wypłacić przysługujące diety, ryczałty i zwrot kosztów w realnym terminie, uwzględniającym okoliczności miejsca i czasu.
Niektóre firmy decydują się na wprowadzenie systemu rozliczeń miesięcznych. Taki model jest dopuszczalny, jednak wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. W przypadku umów cywilnoprawnych wystarczające są odpowiednie zapisy w samej umowie.
- Brak ustawowego terminu wypłaty świadczeń spoczywa na pracodawcy,
- Wypłata musi nastąpić „bez zbędnej zwłoki”,
- Realny termin oznacza tyle czasu, ile rzeczywiście potrzeba na dokonanie wypłaty,
- Opóźnienie może skutkować roszczeniem o odsetki lub odszkodowanie.
Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia delegacji?
Dokumentacja związana z delegacją musi być kompletna i zawierać wszystkie elementy niezbędne do oceny zasadności zwrotu kosztów. W przypadku rozliczenia w ramach podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), należy sporządzić dowód wewnętrzny, który zawiera szczegółowe dane dotyczące wyjazdu.
Dowód ten powinien zawierać:
- imię i nazwisko osoby odbywającej podróż,
- cel delegacji,
- miejsce docelowe oraz czas trwania podróży,
- datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,
- stawki i wartości przysługujących diet i ryczałtów,
- informacje o środkach transportu,
- wyszczególnienie poniesionych kosztów,
- dołączone faktury, bilety, rachunki lub oświadczenia.
W przypadku korzystania z prywatnego samochodu, do rozliczenia stosuje się tzw. kilometrówkę – zwrot kosztów za przejazd obliczany jest jako iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki ustawowej za 1 km.
Jakie zasady obowiązują przy ryczałtach?
Ryczałty przysługują pracownikowi wtedy, gdy nie przedstawi on faktur lub rachunków dokumentujących poszczególne wydatki, a jednocześnie spełnione są określone warunki. Najczęściej stosowane są ryczałty za:
- nocleg – przysługuje, gdy pracownik nie zapewniono noclegu ani nie przedłożył rachunku, pod warunkiem że nocleg trwał dłużej niż 6 godzin w przedziale 21:00–7:00,
- przejazdy lokalne – np. komunikacją miejską, jeżeli nie były zapewnione przez pracodawcę ani nie zostały udokumentowane,
- użycie prywatnego samochodu – zwrot kosztów na podstawie kilometrówki.
Wysokość ryczałtów ulega zmianie, dlatego warto śledzić aktualne stawki. Od 1 stycznia 2023 roku dieta krajowa wynosi 45 zł, a ryczałt za nocleg – 67,50 zł.
Czy możliwe jest rozliczanie delegacji zbiorczo co miesiąc?
Tak, pracodawca może wprowadzić system rozliczeń miesięcznych, jednak wymaga to odpowiedniego przygotowania formalnego. W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę konieczne jest wprowadzenie stosownych zapisów w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy.
Dla osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenia) wystarczy zawarcie odpowiedniego postanowienia bezpośrednio w umowie. Wówczas pracodawca może wypłacać należności za podróże służbowe raz w miesiącu, np. przy okazji wypłaty wynagrodzenia.
System miesięcznego rozliczania delegacji jest legalny, jeśli wynika z regulaminu pracy lub treści umowy.
Jakie konsekwencje grożą za opóźnienie w rozliczeniu?
Chociaż przepisy nie przewidują sankcji bezpośrednich za opóźnienie w wypłacie należności z tytułu delegacji, to pracownik może dochodzić swoich praw poprzez żądanie odsetek ustawowych lub odszkodowania. Podstawą roszczenia są przepisy Kodeksu cywilnego, które obowiązują w zakresie nieuregulowanym przez Kodeks pracy.
W sytuacjach skrajnych, np. notorycznego opóźniania wypłat, możliwe jest również zgłoszenie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawca powinien więc dążyć do wypłaty świadczeń w terminie realnym i niezwłocznym, uwzględniającym specyfikę działalności firmy.
Jak przygotować firmę do prawidłowego rozliczania delegacji?
Dla zapewnienia przejrzystości i prawidłowości rozliczeń delegacji, firma powinna przygotować odpowiednią dokumentację i procedury wewnętrzne. Warto opracować i wdrożyć w regulaminie pracy lub wynagradzania zasady dotyczące:
- terminu składania rozliczenia przez pracownika,
- formy dokumentów potwierdzających wydatki,
- terminu wypłaty diet i zwrotów kosztów,
- systemu miesięcznego rozliczania delegacji (jeśli jest stosowany),
- procedur w przypadku braku dokumentów (oświadczenia).
W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczenie delegacji odbywa się na podstawie tzw. dowodu wewnętrznego. Musi on zawierać wszystkie dane niezbędne do ujęcia kosztów w ewidencji księgowej.
Przejrzystość w dokumentacji delegacyjnej jest nie tylko gwarancją poprawności księgowej, ale także zabezpieczeniem w razie kontroli ze strony urzędów skarbowych czy inspekcji pracy.
Co warto zapamietać?:
- Pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji od dnia zakończenia podróży, a brak dokumentów można zastąpić pisemnym oświadczeniem.
- Wypłata należności przez pracodawcę powinna nastąpić „bez zbędnej zwłoki” po otrzymaniu kompletu dokumentów.
- Dokumentacja rozliczeniowa musi zawierać szczegółowe dane dotyczące wyjazdu oraz dowody wydatków, takie jak faktury i bilety.
- Dieta krajowa wynosi 45 zł, a ryczałt za nocleg to 67,50 zł (od 1 stycznia 2023 roku).
- Wprowadzenie miesięcznego systemu rozliczeń wymaga odpowiednich zapisów w regulaminie pracy lub umowie cywilnoprawnej.
