Wypowiedzenie umowy o pracę to procedura, która może budzić wiele pytań – zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Niezależnie od tego, kto decyduje się zakończyć współpracę, istotne jest, aby zrobić to zgodnie z przepisami prawa pracy. W 2026 roku obowiązują jasne zasady, których należy przestrzegać, aby wypowiedzenie było skuteczne i nie budziło wątpliwości.
Jakie są sposoby zakończenia umowy o pracę?
Umowę o pracę można rozwiązać na kilka sposobów, jednak najczęściej stosowane są trzy tryby: za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia oraz za porozumieniem stron. Każdy z nich ma inne konsekwencje prawne i wymaga spełnienia konkretnych warunków.
Rozwiązanie za wypowiedzeniem to jednostronne oświadczenie jednej ze stron – pracownika lub pracodawcy – które nie wymaga zgody drugiej strony. Wypowiedzenie takie zwykle wiąże się z okresem wypowiedzenia, który zależy od stażu pracy.
Rozwiązanie bez wypowiedzenia ma charakter natychmiastowy i może być zastosowane wyłącznie w ściśle określonych przypadkach, np. w razie ciężkiego naruszenia obowiązków przez drugą stronę.
Porozumienie stron natomiast to najbardziej polubowny sposób zakończenia stosunku pracy – wymaga zgody obu stron i wspólnego ustalenia warunków oraz daty zakończenia umowy.
Wybór formy rozwiązania umowy o pracę wpływa na prawa i obowiązki stron – dlatego warto dobrze rozumieć różnice między poszczególnymi trybami.
Jak napisać wypowiedzenie umowy o pracę?
Choć wypowiedzenie może być złożone ustnie lub elektronicznie, najlepiej zrobić to pisemnie. Pismo powinno być sporządzone w dwóch egzemplarzach i zawierać konkretne informacje, które świadczą o jego ważności i poprawności formalnej.
Prawidłowe wypowiedzenie umowy o pracę powinno zawierać:
- miejscowość i datę sporządzenia dokumentu,
- dane stron – pracownika i pracodawcy,
- oświadczenie o wypowiedzeniu umowy,
- datę zawarcia umowy i okres wypowiedzenia,
- (opcjonalnie) przyczynę rozwiązania umowy,
- (w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę) pouczenie o prawie do odwołania się do sądu pracy,
- czytelny podpis strony wypowiadającej umowę.
Warto pamiętać, że przy wypowiedzeniu przez pracownika nie trzeba podawać przyczyny. Natomiast pracodawca, wypowiadając umowę na czas nieokreślony, musi wskazać konkretną i rzeczywistą przyczynę.
Forma i sposób dostarczenia wypowiedzenia
Wypowiedzenie można doręczyć osobiście, przesłać pocztą (najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru) lub wysłać drogą mailową. Jednak przy formie elektronicznej należy zadbać o potwierdzenie odbioru – najlepiej przez kwalifikowany podpis elektroniczny.
Momentem rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia jest data doręczenia pisma drugiej stronie. W przypadku listu poleconego liczy się data odbioru, a jeśli list nie został odebrany – domniemanie doręczenia po dwukrotnym awizowaniu.
Wypowiedzenie przez pracownika – co trzeba wiedzieć?
Pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę w dowolnym momencie i z dowolnego powodu – nie musi go uzasadniać. Wystarczy złożyć jednostronne oświadczenie i zadbać o to, by dotarło do pracodawcy.
Wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia
Najczęściej stosowana forma to wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Długość tego okresu zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i przedstawia się następująco:
- do 6 miesięcy – 2 tygodnie,
- co najmniej 6 miesięcy – 1 miesiąc,
- co najmniej 3 lata – 3 miesiące.
Okres wypowiedzenia kończy się z końcem miesiąca lub tygodnia – w zależności od jego długości.
Wypowiedzenie bez zachowania okresu wypowiedzenia
Taki tryb może być zastosowany tylko w dwóch przypadkach przewidzianych w Kodeksie pracy:
- gdy lekarz orzeknie, że praca szkodzi zdrowiu pracownika, a ten nie zostanie przeniesiony do innej pracy,
- gdy pracodawca dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika.
W takim przypadku konieczne jest wskazanie przyczyny rozwiązania umowy i zachowanie terminu – oświadczenie można złożyć maksymalnie w ciągu miesiąca od powzięcia informacji o naruszeniu.
Wypowiedzenie przez pracodawcę – co musi zawierać?
Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę wymaga nieco więcej staranności. Szczególnie, jeśli dotyczy umowy na czas nieokreślony – wówczas należy wskazać konkretną, rzeczywistą i możliwą do udowodnienia przyczynę wypowiedzenia.
Najczęstsze przyczyny wypowiedzeń
Choć nie ma zamkniętego katalogu powodów, sądy pracy najczęściej uznają za zasadne m.in.:
- niewykonywanie poleceń służbowych,
- brak staranności i dbałości o powierzone obowiązki,
- spożywanie alkoholu w pracy,
- działalność konkurencyjną bez zgody pracodawcy,
- naruszenie dyscypliny pracy.
W piśmie wypowiadającym umowę należy wskazać datę zawarcia ostatniej umowy, a nie daty aneksów czy poprzednich umów. To częsty błąd, który może wpłynąć na skuteczność wypowiedzenia.
Pouczenie o prawie do odwołania
Każde wypowiedzenie złożone przez pracodawcę musi zawierać informację, że pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia otrzymania pisma. Brak takiego pouczenia nie unieważnia wypowiedzenia, ale może być niekorzystnie oceniony w przypadku sporu sądowego.
Jak skrócić okres wypowiedzenia?
Okres wypowiedzenia można skrócić, ale tylko za zgodą obu stron. Dotyczy to głównie trzymiesięcznych wypowiedzeń – można je skrócić do miesiąca, ale wtedy należy wypłacić pracownikowi odszkodowanie za pozostały okres.
Inną możliwością jest zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Pracownik nadal zachowuje wówczas prawo do wynagrodzenia, a decyzja o zwolnieniu z obowiązku pracy musi być złożona na piśmie.
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – jak to działa?
To najbardziej elastyczny sposób zakończenia stosunku pracy. Strony wspólnie ustalają datę zakończenia umowy i nie muszą przestrzegać okresu wypowiedzenia. Porozumienie stron musi być zawarte na piśmie, a dokument powinien zawierać:
- dane stron,
- datę zawarcia umowy,
- proponowaną datę zakończenia współpracy,
- podpisy obu stron.
Warto dodać, że można w nim zawrzeć zapis, iż w razie braku zgody druga strona uznaje dokument za wypowiedzenie z zachowaniem ustawowego okresu.
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron pozwala uniknąć konfliktów i często jest korzystniejsze dla obu stron.
Jakie są obowiązki stron po zakończeniu stosunku pracy?
Po zakończeniu umowy o pracę, pracodawca ma kilka obowiązków, których musi dopełnić. Najważniejsze z nich to:
- wystawienie świadectwa pracy w dniu zakończenia umowy,
- rozliczenie urlopu wypoczynkowego (udzielony lub wypłacenie ekwiwalentu),
- wyrejestrowanie pracownika z ZUS w terminie 7 dni.
Pracownik natomiast powinien zwrócić mienie firmowe, takie jak dokumenty, sprzęt czy klucze. Jeśli okres wypowiedzenia był skrócony lub zastosowano tryb natychmiastowy, należy pamiętać o ewentualnych roszczeniach odszkodowawczych, które mogą przysługiwać jednej ze stron.
Czy wypowiedzenie można cofnąć?
Tak, wypowiedzenie może zostać cofnięte, ale tylko za zgodą drugiej strony. Zgoda na cofnięcie wypowiedzenia powinna być wyrażona na piśmie – zwłaszcza jeśli chodzi o kontynuację stosunku pracy po stronie pracownika.
W praktyce oznacza to, że jeśli pracodawca zmieni zdanie i chce zatrzymać pracownika, musi uzyskać jego zgodę. Odmowa nie wymaga uzasadnienia i nie rodzi żadnych konsekwencji.
Co warto zapamietać?:
- Umowę o pracę można zakończyć na trzy sposoby: za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia oraz za porozumieniem stron, z różnymi konsekwencjami prawnymi.
- Wypowiedzenie powinno być sporządzone na piśmie i zawierać m.in. dane stron, datę zawarcia umowy oraz okres wypowiedzenia.
- Okres wypowiedzenia wynosi: do 6 miesięcy – 2 tygodnie, co najmniej 6 miesięcy – 1 miesiąc, co najmniej 3 lata – 3 miesiące.
- Wypowiedzenie przez pracodawcę musi zawierać rzeczywistą przyczynę oraz pouczenie o prawie do odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni.
- Po zakończeniu umowy, pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy i rozliczyć urlop, a pracownik powinien zwrócić mienie firmowe.
